MeetSmara bietet bot-freie, mehrsprachige Meeting-Intelligenz in Echtzeit. Diese Erklärung beschreibt in verständlicher Sprache, welche Daten wir verarbeiten, warum, wo sie gespeichert werden und auf welche Sub-Prozessoren wir uns verlassen. Sie ist so verfasst, dass sie ehrlich darstellt, wie das Produkt tatsächlich funktioniert.

Im Sinne der EU/UK-GDPR und des Schweizer DSG ist der Betreiber von MeetSmara der Verantwortliche für Kontodaten und der Auftragsverarbeiter für die von Ihnen erstellten Meeting-Inhalte. Kontakt: info@meetsmara.com.

Die Kurzfassung

Audio wird niemals gespeichert. Meeting-Audio wird live verarbeitet und verworfen — wir behalten nur die daraus entstehenden Transkripte und Übersetzungen.
Ihre Daten werden in der EU gespeichert (Region Zürich) und auf Ihrem eigenen Gerät.
Kein Aufnahme-Bot tritt Ihren Calls bei; die Erfassung erfolgt lokal auf Ihrem Rechner.
Wir verkaufen Ihre Daten niemals und verwenden Ihre Meeting-Inhalte niemals zum Trainieren von Modellen Dritter.

Was wir verarbeiten

Konto & Profil: Name, E-Mail und Authentifizierungskennungen von Ihrem Anmeldeanbieter.
Meeting-Inhalte: Live- und finale Transkripte, Übersetzungen, Sprecherkennzeichnungen, Ihre Notizen und die von Ihnen erzeugten KI-Ausgaben (Zusammenfassungen, Entscheidungen, Action Items, Mindmaps, Chat-Antworten).
In-Meeting-Screenshots, die Sie manuell erfassen: das Bild und der daraus extrahierte Text. (Bilder, kein Audio — siehe unten.)
Kalender-Metadaten (falls Sie einen Kalender verbinden): Terminzeiten, Titel und Beitrittslinks, verwendet zur Erkennung von Meetings. Siehe „Google- & Microsoft-Kalenderdaten“.
Nutzung & Abrechnung: Funktionsnutzung und Messwerte, die zum Betrieb des Dienstes und Ihres Abonnements erforderlich sind.

Audio: live verarbeitet, nie gespeichert

MeetSmara mischt Ihr Mikrofon und System-Audio lokal und streamt es nur an unseren Sprachanbieter, um in Echtzeit ein Transkript und eine Übersetzung zu erstellen. Das Audio selbst wird nie auf die Festplatte unserer Server geschrieben und nicht aufbewahrt. Wir protokollieren nur Metadaten (z. B. Dauer, erkannte Sprache).

Wie wir Ihre Daten verwenden

Wir verarbeiten Ihre Daten, um den Dienst bereitzustellen: Meetings transkribieren und übersetzen, Zusammenfassungen und andere Meeting-Intelligenz erzeugen, Chat und Suche über Ihre Meetings hinweg ermöglichen, Ihren Verlauf über Ihre Geräte hinweg synchronisieren und Ihr Konto und Abonnement betreiben. Unsere Rechtsgrundlagen sind die Erfüllung unseres Vertrags mit Ihnen und unser berechtigtes Interesse am Betrieb und der Sicherung des Dienstes; wo erforderlich, stützen wir uns auf Ihre Einwilligung (die Sie jederzeit widerrufen können).

Dienstleister

Wir verlassen uns auf eine kleine Auswahl geprüfter Dienstleister (unsere GDPR-Sub-Prozessoren), um MeetSmara zu betreiben. Jeder ist an Datenschutzbestimmungen gebunden und erhält nur die für seine Funktion notwendigen Daten:

Echtzeit-Sprachverarbeitung — wandelt Meeting-Audio über einen EU-Endpunkt in Text, Übersetzung und Sprecherkennzeichnungen um.
KI-Verarbeitung — erzeugt Zusammenfassungen, Mindmaps, Chat-Antworten und die Embeddings, die die Suche antreiben, aus Ihrem Transkripttext.
Sprachdiktat — transkribiert die kurzen Sprachclips, die Sie im Chat aufnehmen (Audio wird vorübergehend verwendet, nicht gespeichert).
Websuche (optional) — beantwortet allgemeine Fragen aus dem öffentlichen Web. Es werden nur abstrahierte, allgemeine Suchbegriffe gesendet — niemals Ihr Transkript, Namen oder andere personenbezogene Inhalte.
Personen- & Unternehmensrecherche (optional, Opt-in) — schlägt öffentliche, berufliche Informationen über eine Person oder Organisation nach, die Sie treffen, über einen EU-Anbieter ohne Datenaufbewahrung. Deaktiviert, sofern nicht ausdrücklich aktiviert.
Cloud-Datenbank & Dateispeicherung — speichert Ihre Konto- und Meeting-Daten, gehostet in der EU (Region Zürich).
Anwendungs-Hosting & -Auslieferung — betreibt unsere Server und verteilt die Desktop-App und ihre Updates.
Zahlungen — verarbeitet die Abrechnung von Abonnements.
Fehlerüberwachung — diagnostische Fehlerberichte, ohne Meeting-Inhalte.

Eine aktuelle Liste unserer benannten Sub-Prozessoren ist auf Anfrage verfügbar, und Teams mit einem Auftragsverarbeitungsvertrag werden über wesentliche Änderungen informiert.

Wo Ihre Daten verarbeitet werden (internationale Übermittlungen)

Ihre Meeting-Daten werden in der EU gespeichert (Region Zürich), und die Sprachverarbeitung nutzt einen EU-Endpunkt. Ein Teil der Verarbeitung — insbesondere bestimmte KI-Funktionen und operative Dienste — wird von Sub-Prozessoren durchgeführt, die Daten außerhalb der EU/des EWR verarbeiten können, einschließlich in den Vereinigten Staaten. Wo dies geschieht, ist die Übermittlung durch geeignete Garantien abgedeckt, hauptsächlich die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission. Wir verlagern die KI-Verarbeitung schrittweise auf Infrastruktur in der EU-Region.

Google- & Microsoft-Kalenderdaten

Wenn Sie Google Calendar oder Microsoft Outlook verbinden, fordert MeetSmara ausschließlich Lesezugriff auf Ihren Kalender an, um bevorstehende und laufende Meetings zu erkennen und eine Erfassung mit einem Klick anzubieten. Wir lesen Termin-Metadaten (Zeiten, Titel, Beitrittslinks); wir verändern Ihren Kalender nicht und verwenden diese Daten nicht für Werbung.

Die Nutzung und Übermittlung von Informationen, die MeetSmara von Google-APIs erhält, entspricht der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Limited-Use-Anforderungen. Wir verkaufen keine Google-Nutzerdaten, verwenden sie nicht zum Trainieren generalisierter KI-Modelle und teilen sie nicht mit Dritten, außer soweit dies zur Bereitstellung der von Ihnen angeforderten Funktion oder gesetzlich erforderlich ist. Sie können den Zugriff jederzeit in Ihren Google-Kontoberechtigungen (oder der entsprechenden Microsoft-Einstellung) widerrufen oder indem Sie den Kalender in der App trennen.

Integrationen, die Sie verbinden

Wenn Sie ein Ziel wie Slack, Notion, Confluence, Asana, Linear, ein CRM oder einen Kalender verbinden, tauschen wir nur die Daten aus, die zur Ausführung der von Ihnen initiierten Aktion notwendig sind (zum Beispiel das Senden einer Zusammenfassung, die Sie teilen möchten). Sie können jede Integration jederzeit trennen.

Aufbewahrung & Löschung

Meeting-Inhalte werden so lange aufbewahrt, wie Ihr Konto sie behält, vorbehaltlich der Verlaufsgrenzen Ihres Tarifs und etwaiger von Ihnen festgelegter Aufbewahrungskontrollen. Sie können einzelne Meetings oder Ihr gesamtes Konto jederzeit löschen; die Löschung entfernt Ihre Transkripte, Artefakte und gespeicherten Screenshots aus unseren Systemen. Audio wird von vornherein nie aufbewahrt.

Ihre Rechte

Nach der GDPR und dem Schweizer DSG haben Sie das Recht, auf Ihre personenbezogenen Daten zuzugreifen, sie zu berichtigen, zu exportieren und zu löschen, bestimmte Verarbeitungen einzuschränken oder ihnen zu widersprechen und Ihre Einwilligung zu widerrufen. Um diese Rechte auszuüben, schreiben Sie eine E-Mail an info@meetsmara.com. Sie haben außerdem das Recht, eine Beschwerde bei Ihrer örtlichen Datenschutzbehörde einzureichen.

Sicherheit

Daten werden bei Übertragung und Speicherung verschlüsselt, der Zugriff ist auf Need-to-know-Basis beschränkt, und API-Schlüssel werden serverseitig gehalten — niemals in der Desktop-App. Wir folgen den Grundsätzen der Datenminimierung by Design. Wir sind heute GDPR-konform; formale Zertifizierungen (z. B. ISO 27001) sind in Arbeit, und wir werden sie erst nennen, sobald sie erworben sind. Keine Methode der Übertragung oder Speicherung von Daten ist jemals vollständig sicher, sodass wir zwar hart daran arbeiten, Ihre Daten zu schützen, aber keine absolute Sicherheit garantieren können.

Auftragsverarbeitungsvertrag

Teams, die einen Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA) benötigen, können einen anfordern. Schreiben Sie eine E-Mail an info@meetsmara.com.

Änderungen an dieser Erklärung

Wir können diese Erklärung aktualisieren, während sich das Produkt weiterentwickelt. Wesentliche Änderungen spiegeln sich im Datum „Zuletzt aktualisiert“ oben wider und werden Ihnen gegebenenfalls mitgeteilt.

Kontakt

Fragen zum Datenschutz? Erreichen Sie uns unter info@meetsmara.com.

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