MeetSmara fournit une intelligence de réunion multilingue en temps réel, sans robot. Cette politique explique, en langage clair, quelles données nous traitons, pourquoi, où elles sont stockées et sur quels sous-traitants nous nous appuyons. Elle est rédigée pour être honnête sur le fonctionnement réel du produit.

Aux fins du RGPD de l'UE/du Royaume-Uni et de la LPD suisse, l'exploitant de MeetSmara est le responsable du traitement pour les données de compte et le sous-traitant pour le contenu de réunion que vous créez. Contact : info@meetsmara.com.

La version courte

Aucun audio n'est jamais conservé. L'audio des réunions est traité en direct puis supprimé — nous ne conservons que les transcriptions et traductions qui en résultent.
Vos données sont stockées dans l'UE (région Zürich) et sur votre propre appareil.
Aucun robot d'enregistrement ne rejoint vos appels ; la capture se fait localement sur votre machine.
Nous ne vendons jamais vos données et n'utilisons jamais le contenu de vos réunions pour entraîner des modèles tiers.

Ce que nous traitons

Compte et profil : nom, e-mail et identifiants d'authentification de votre fournisseur de connexion.
Contenu de réunion : transcriptions en direct et finales, traductions, identification des intervenants, vos notes et les résultats d'IA que vous générez (résumés, décisions, tâches à faire, cartes mentales, réponses de chat).
Captures d'écran en réunion que vous réalisez manuellement : l'image et le texte qui en est extrait. (Des images, pas de l'audio — voir ci-dessous.)
Métadonnées d'agenda (si vous connectez un agenda) : horaires des événements, titres et liens de connexion, utilisés pour détecter les réunions. Voir « Données d'agenda Google et Microsoft ».
Utilisation et facturation : utilisation des fonctionnalités et mesure nécessaires pour exploiter le service et votre abonnement.

Audio : traité en direct, jamais conservé

MeetSmara mélange localement votre microphone et l'audio de votre système et le diffuse à notre fournisseur de reconnaissance vocale uniquement pour produire une transcription et une traduction en temps réel. L'audio lui-même n'est jamais écrit sur le disque de nos serveurs et n'est pas conservé. Nous ne journalisons que des métadonnées (p. ex. durée, langue détectée).

Comment nous utilisons vos données

Nous traitons vos données pour fournir le service : transcrire et traduire les réunions, générer des résumés et autres formes d'intelligence de réunion, alimenter le chat et la recherche à travers vos réunions, synchroniser votre historique entre vos appareils, et gérer votre compte et votre abonnement. Nos bases légales sont l'exécution de notre contrat avec vous et notre intérêt légitime à exploiter et sécuriser le service ; lorsque cela est requis, nous nous appuyons sur votre consentement (que vous pouvez retirer à tout moment).

Prestataires de services

Nous nous appuyons sur un petit ensemble de prestataires de services vérifiés (nos sous-traitants au sens du RGPD) pour exploiter MeetSmara. Chacun est lié par des clauses de protection des données et ne reçoit que les données nécessaires à sa fonction :

Traitement de la parole en temps réel — convertit l'audio des réunions en texte, traduction et identification des intervenants, via un point d'accès de l'UE.
Traitement par IA — génère les résumés, cartes mentales, réponses de chat et les vecteurs qui alimentent la recherche, à partir du texte de votre transcription.
Dictée vocale — transcrit les courts extraits vocaux que vous enregistrez dans le chat (audio utilisé de façon transitoire, non conservé).
Recherche sur le Web (optionnelle) — répond à des questions générales à partir du Web public. Seuls des termes de recherche abstraits et généraux sont envoyés — jamais votre transcription, vos noms ou d'autres contenus personnels.
Recherche sur les personnes et les entreprises (optionnelle, sur activation) — recherche des informations publiques et professionnelles sur une personne ou une organisation que vous rencontrez, via un fournisseur de l'UE sans aucune conservation de données. Désactivée sauf activation explicite.
Base de données cloud et stockage de fichiers — stocke les données de votre compte et de vos réunions, hébergées dans l'UE (région Zürich).
Hébergement et distribution de l'application — exploite nos serveurs et distribue l'application de bureau et ses mises à jour.
Paiements — traite la facturation des abonnements.
Surveillance des erreurs — rapports d'erreurs de diagnostic, sans aucun contenu de réunion.

Une liste à jour de nos sous-traitants nommés est disponible sur demande, et les équipes couvertes par un accord de traitement des données sont informées des changements importants.

Où vos données sont traitées (transferts internationaux)

Vos données de réunion sont stockées dans l'UE (région Zürich), et le traitement de la parole utilise un point d'accès de l'UE. Certains traitements — en particulier certaines fonctionnalités d'IA et services opérationnels — sont effectués par des sous-traitants susceptibles de traiter des données hors de l'UE/EEE, y compris aux États-Unis. Lorsque cela se produit, le transfert est couvert par des garanties appropriées, principalement les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Nous migrons progressivement le traitement par IA vers une infrastructure de la région UE.

Données d'agenda Google et Microsoft

Si vous connectez Google Calendar ou Microsoft Outlook, MeetSmara demande un accès en lecture à votre agenda uniquement pour détecter les réunions à venir et en cours et proposer une capture en un clic. Nous lisons les métadonnées des événements (horaires, titres, liens de connexion) ; nous ne modifions pas votre agenda et n'utilisons pas ces données à des fins publicitaires.

L'utilisation et le transfert par MeetSmara des informations reçues des API Google respectent la politique relative aux données utilisateur des services API Google, y compris les exigences d'utilisation limitée. Nous ne vendons pas les données utilisateur Google, ne les utilisons pas pour entraîner des modèles d'IA généralisés, et ne les partageons pas avec des tiers, sauf dans la mesure nécessaire pour fournir la fonctionnalité que vous avez demandée ou tel que requis par la loi. Vous pouvez révoquer l'accès à tout moment dans les autorisations de votre compte Google (ou le paramètre Microsoft équivalent), ou en déconnectant l'agenda dans l'application.

Intégrations que vous connectez

Lorsque vous connectez une destination telle que Slack, Notion, Confluence, Asana, Linear, un CRM ou un agenda, nous échangeons uniquement les données nécessaires pour exécuter l'action que vous lancez (par exemple, l'envoi d'un résumé que vous avez choisi de partager). Vous pouvez déconnecter n'importe quelle intégration à tout moment.

Conservation et suppression

Le contenu de réunion est conservé aussi longtemps que votre compte le conserve, sous réserve des limites d'historique de votre offre et de tout contrôle de conservation que vous définissez. Vous pouvez supprimer des réunions individuelles ou l'intégralité de votre compte à tout moment ; la suppression retire vos transcriptions, artefacts et captures d'écran stockées de nos systèmes. L'audio n'est de toute façon jamais conservé.

Vos droits

En vertu du RGPD et de la LPD suisse, vous avez le droit d'accéder à vos données personnelles, de les corriger, de les exporter et de les supprimer, de restreindre certains traitements ou de vous y opposer, et de retirer votre consentement. Pour exercer ces droits, écrivez à info@meetsmara.com. Vous avez également le droit de déposer une réclamation auprès de votre autorité locale de protection des données.

Sécurité

Les données sont chiffrées en transit et au repos, l'accès est restreint selon le principe du besoin d'en connaître, et les clés d'API sont conservées côté serveur — jamais dans l'application de bureau. Nous suivons les principes de minimisation des données par conception. Nous sommes conformes au RGPD dès aujourd'hui ; des certifications formelles (p. ex. ISO 27001) sont en cours et nous ne les mentionnerons qu'une fois obtenues. Aucune méthode de transmission ou de stockage de données n'est jamais totalement sûre ; ainsi, bien que nous travaillions dur pour protéger vos données, nous ne pouvons garantir une sécurité absolue.

Accord de traitement des données

Les équipes qui ont besoin d'un accord de traitement des données (DPA) peuvent en faire la demande. Écrivez à info@meetsmara.com.

Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique à mesure que le produit évolue. Les changements importants seront reflétés dans la date de « Dernière mise à jour » ci-dessus et, le cas échéant, vous seront communiqués.

Contact

Des questions sur la confidentialité ? Contactez-nous à info@meetsmara.com.

Politique de confidentialité