MeetSmara fornisce intelligence multilingue delle riunioni in tempo reale, senza bot. Questa informativa spiega, in parole semplici, quali dati trattiamo, perché, dove sono archiviati e i sub-responsabili su cui ci affidiamo. È scritta per essere onesta su come funziona realmente il prodotto.

Ai fini del GDPR UE/UK e della LPD svizzera, l'operatore di MeetSmara è il titolare del trattamento per i dati dell'account e il responsabile del trattamento per i contenuti delle riunioni che crei. Contatto: info@meetsmara.com.

La versione breve

Nessun audio viene mai memorizzato. L'audio delle riunioni viene elaborato dal vivo e scartato — conserviamo solo le trascrizioni e le traduzioni risultanti.
I tuoi dati sono archiviati nell'UE (regione Zürich) e sul tuo stesso dispositivo.
Nessun bot di registrazione entra nelle tue chiamate; l'acquisizione avviene localmente sul tuo computer.
Non vendiamo mai i tuoi dati e non usiamo mai i contenuti delle tue riunioni per addestrare modelli di terze parti.

Cosa trattiamo

Account e profilo: nome, email e identificatori di autenticazione dal tuo provider di accesso.
Contenuti delle riunioni: trascrizioni dal vivo e definitive, traduzioni, etichette dei relatori, le tue note e gli output IA che generi (riepiloghi, decisioni, azioni da svolgere, mappe mentali, risposte in chat).
Screenshot durante la riunione che catturi manualmente: l'immagine e il testo estratto da essa. (Immagini, non audio — vedi sotto.)
Metadati del calendario (se colleghi un calendario): orari, titoli e link di partecipazione agli eventi, usati per rilevare le riunioni. Vedi “Dati del calendario Google e Microsoft”.
Utilizzo e fatturazione: utilizzo delle funzionalità e misurazione necessari per gestire il servizio e il tuo abbonamento.

Audio: elaborato dal vivo, mai memorizzato

MeetSmara miscela localmente il tuo microfono e l'audio di sistema e lo trasmette in streaming al nostro fornitore vocale solo per produrre una trascrizione e una traduzione in tempo reale. L'audio in sé non viene mai scritto su disco sui nostri server e non viene conservato. Registriamo solo i metadati (es. durata, lingua rilevata).

Come usiamo i tuoi dati

Trattiamo i tuoi dati per fornire il servizio: trascrivere e tradurre le riunioni, generare riepiloghi e altra intelligence delle riunioni, alimentare chat e ricerca in tutte le tue riunioni, sincronizzare il tuo storico tra i tuoi dispositivi e gestire il tuo account e il tuo abbonamento. Le nostre basi giuridiche sono l'esecuzione del contratto con te e il nostro legittimo interesse a gestire e proteggere il servizio; ove richiesto, ci basiamo sul tuo consenso (che puoi ritirare in qualsiasi momento).

Fornitori di servizi

Ci affidiamo a un ristretto insieme di fornitori di servizi verificati (i nostri sub-responsabili GDPR) per gestire MeetSmara. Ciascuno è vincolato da clausole di protezione dei dati e riceve solo i dati necessari alla sua funzione:

Elaborazione vocale in tempo reale — converte l'audio delle riunioni in testo, traduzione ed etichette dei relatori, tramite un endpoint UE.
Elaborazione IA — genera riepiloghi, mappe mentali, risposte in chat e gli embedding che alimentano la ricerca, a partire dal testo della tua trascrizione.
Dettatura vocale — trascrive i brevi clip vocali che registri in chat (audio usato in modo transitorio, non memorizzato).
Ricerca sul web (opzionale) — risponde a domande generali attingendo dal web pubblico. Vengono inviati solo termini di ricerca astratti e generali — mai la tua trascrizione, i nomi o altri contenuti personali.
Ricerca su persone e aziende (opzionale, con adesione esplicita) — cerca informazioni pubbliche e professionali su una persona o un'organizzazione con cui ti stai incontrando, tramite un provider UE con conservazione dei dati pari a zero. Disattivata se non abilitata esplicitamente.
Database cloud e archiviazione file — memorizza i dati del tuo account e delle tue riunioni, ospitati nell'UE (regione Zürich).
Hosting e distribuzione dell'applicazione — gestisce i nostri server e distribuisce l'app desktop e i suoi aggiornamenti.
Pagamenti — elabora la fatturazione degli abbonamenti.
Monitoraggio degli errori — segnalazioni diagnostiche degli errori, senza alcun contenuto delle riunioni.

Un elenco aggiornato dei nostri sub-responsabili nominati è disponibile su richiesta, e i team vincolati da un Accordo sul trattamento dei dati vengono informati delle modifiche sostanziali.

Dove vengono trattati i tuoi dati (trasferimenti internazionali)

I dati delle tue riunioni sono archiviati nell'UE (regione Zürich) e l'elaborazione vocale utilizza un endpoint UE. Alcune elaborazioni — in particolare certe funzionalità IA e servizi operativi — sono svolte da sub-responsabili che potrebbero trattare i dati al di fuori dell'UE/SEE, inclusi gli Stati Uniti. Quando ciò accade, il trasferimento è coperto da garanzie adeguate, principalmente le Clausole contrattuali standard della Commissione europea. Stiamo progressivamente spostando l'elaborazione IA su infrastrutture della regione UE.

Dati del calendario Google e Microsoft

Se colleghi Google Calendar o Microsoft Outlook, MeetSmara richiede l'accesso in lettura al tuo calendario esclusivamente per rilevare le riunioni imminenti e in corso e offrire l'acquisizione con un clic. Leggiamo i metadati degli eventi (orari, titoli, link di partecipazione); non modifichiamo il tuo calendario e non usiamo questi dati per la pubblicità.

L'uso e il trasferimento da parte di MeetSmara delle informazioni ricevute dalle API di Google aderiscono alla Google API Services User Data Policy, inclusi i requisiti di Uso Limitato. Non vendiamo i dati degli utenti Google, non li usiamo per addestrare modelli di IA generalizzati e non li condividiamo con terze parti se non nella misura necessaria a fornire la funzionalità richiesta o come richiesto dalla legge. Puoi revocare l'accesso in qualsiasi momento nelle autorizzazioni del tuo account Google (o nell'impostazione equivalente di Microsoft), oppure scollegando il calendario nell'app.

Integrazioni che colleghi

Quando colleghi una destinazione come Slack, Notion, Confluence, Asana, Linear, un CRM o un calendario, scambiamo solo i dati necessari a eseguire l'azione che avvii (per esempio, l'invio di un riepilogo che hai scelto di condividere). Puoi scollegare qualsiasi integrazione in qualsiasi momento.

Conservazione ed eliminazione

I contenuti delle riunioni vengono conservati finché il tuo account li mantiene, nel rispetto dei limiti di storico del tuo piano e di eventuali controlli di conservazione che imposti. Puoi eliminare singole riunioni o l'intero account in qualsiasi momento; l'eliminazione rimuove dai nostri sistemi le tue trascrizioni, gli artefatti e gli screenshot memorizzati. L'audio non viene mai conservato in primo luogo.

I tuoi diritti

Ai sensi del GDPR e della LPD svizzera hai il diritto di accedere, correggere, esportare ed eliminare i tuoi dati personali, di limitare o opporti a determinati trattamenti e di ritirare il consenso. Per esercitare questi diritti, scrivi a info@meetsmara.com. Hai inoltre il diritto di presentare un reclamo alla tua autorità locale per la protezione dei dati.

Sicurezza

I dati sono cifrati in transito e a riposo, l'accesso è limitato in base alla necessità di conoscere e le chiavi API sono conservate lato server — mai nell'app desktop. Seguiamo per progettazione i principi di minimizzazione dei dati. Siamo conformi al GDPR già oggi; le certificazioni formali (es. ISO 27001) sono in corso e le dichiareremo solo una volta ottenute. Nessun metodo di trasmissione o archiviazione dei dati è mai completamente sicuro, quindi, sebbene lavoriamo intensamente per proteggere i tuoi dati, non possiamo garantire una sicurezza assoluta.

Accordo sul trattamento dei dati

I team che necessitano di un Accordo sul trattamento dei dati (DPA) possono richiederne uno. Scrivi a info@meetsmara.com.

Modifiche a questa informativa

Potremmo aggiornare questa informativa man mano che il prodotto evolve. Le modifiche sostanziali saranno riflesse nella data di “Ultimo aggiornamento” qui sopra e, ove opportuno, ti verranno comunicate.

Contatti

Domande sulla privacy? Contattaci all'indirizzo info@meetsmara.com.

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